As equipes virtuais estão se tornando a nova regra. Veja como fazer seu trabalho

As equipes virtuais estão se tornando mais frequentes. Veja como se certificar de que a sua é altamente produtiva 

A expansão das redes de talentos e as grandes melhorias em tecnologia e conectividade significam que a busca por talentos se tornou um mercado global. As empresas agora competem pelas melhores pessoas em todo o mundo. Mas para isso, eles precisam dominar equipes e projetos virtuais. 

Tendo executado muitas equipes virtuais ao longo dos anos e agora treinando várias equipes virtuais e empresas, há algumas práticas recomendadas que eu sigo. Trabalhar juntos no mesmo espaço todos os dias têm vantagens significativas, fazer com que as equipes virtuais funcionem bem muitas vezes pode ser a melhor e única opção. 

1. Esclareça papéis e responsabilidades. 

Embora seja verdade para todas as equipes, esclarecer papéis e responsabilidades para equipes virtuais é fundamental. Saber quem está fazendo o que e o que não está fazendo garantirá que as bolas não caiam e permitirá que as pessoas trabalhem com confiança, conhecendo seu escopo. 

Eu gosto de ter um resumo de uma página de cada papel na equipe descrevendo suas principais responsabilidades de oito a dez. Incluo as principais métricas de sucesso que mostram o que é esperado semanalmente. Também incluo links, exemplos e modelos para ajudar a esclarecer e definir expectativas. 

2. Definir processos e handoffs principais. 

Toda empresa e toda equipe tem um conjunto de processos críticos que atravessam funções funcionais. Estes precisam ser definidos para que as pessoas entendam seus papéis no sistema geral. Também gosto de atribuir um proprietário ao processo que esteja procurando por funções e departamentos para coordenar e otimizar o fluxo. Sem uma forma definida de trabalho e alguém para garantir o sucesso, as bolas serão descartadas e os problemas aparecerão rapidamente. 

3. Estabeleça ritmos de reunião sólidos. 

As equipes virtuais não têm o ritmo natural de pessoas que chegam ao escritório, almoçam e terminam o dia juntas. Esses ciclos naturais são importantes para criar um ritmo de equipe. E se sua equipe ultrapassa vários fusos horários, esse é um desafio ainda maior. 

Configurar uma reunião semanal de planejamento de equipe e uma reunião diária cria uma pulsação natural da equipe que definirá um ritmo sólido. Manter essas reuniões no mesmo horário, todas as semanas e dias, e usar uma agenda e cronograma padrão ajudará a estabelecê-las como hábitos para a equipe. 

4. Formalize o horário da reunião informal. 

As equipes virtuais não têm o benefício do tempo ad hoc juntos. Não há bebedouro e eles não compartilham o elevador juntos pela manhã. É fácil esquecer o quão importante é conectar-se para aprender sobre pessoas fora do escritório. Esse compartilhamento informal é o que cria a confiança e o respeito da equipe, que é a base de qualquer equipe de alto desempenho. 

Para equipes virtuais, esse tempo informal precisa ser formalizado. Inicie cada reunião de negócios com cinco a dez minutos de abertura pessoal e abertura de conversação. Eu também incentivo as equipes a fazerem “almoços de vídeo” uma vez por semana, onde todo mundo pula em uma videochamada em grupo por 30 minutos para fazer uma refeição juntos. Além disso, considere coisas como palestras relâmpago e eventos de aprendizagem em equipe. 

5. Invista em ferramentas de reunião. 

As equipes virtuais são altamente dependentes da tecnologia. Documentos, bate-papos, repositórios, videoconferências, etc. são essenciais e sem eles a equipe fica paralisada. Reserve um tempo para considerar e selecionar as melhores ferramentas para a equipe e depois investir em tecnologia e treinamento de alta qualidade. Certifique-se de que todos saibam usar cada ferramenta e tenham os recursos para aproveitá-la. 

Preste muita atenção aos membros da equipe com restrições e desafios. A equipe será tão forte quanto seus elos mais fracos e, se você elevá-los, elevará a equipe. Algumas equipes enviaram novos computadores com tudo instalado e configurado para que estejam em funcionamento desde o primeiro dia. 

6. Conheça em pessoa trimestralmente. 

Embora possa ser um grande investimento para muitas equipes, o fato de se encontrar pessoalmente por um dia ou dois a cada trimestre pode ajudar muito na construção de melhores conexões e relacionamentos. A natureza e profundidade de uma conexão que se desenvolve depois de passar um dia inteiro juntos em pessoa não é algo que você pode fazer online. E essa conexão irá percorrer um longo caminho nos próximos meses para criar confiança e respeito enquanto as pessoas estão trabalhando juntas remotamente. 

O fato é que as equipes virtuais estão rapidamente se tornando a norma e não uma exceção. À medida que a competição por talentos se desloca para o cenário global, as empresas que dominam essas técnicas criarão uma vantagem competitiva significativa. 

https://www.inc.com/bruce-eckfeldt/virtual-teams-are-becoming-new-norm-heres-how-to-make-yours-work.html